Финансы,экономика инвестиции.

Нажал, сработал, победил. Как бизнесу подружиться с кризисом

Кризис – лучшее время для перенастройки бизнеса. То, что раньше приходилось откладывать на потом и слепо игнорировать, на полосе кризисной турбулентности становится трамплином к новому корпоративному «мироустройству». Современные технологии обработки и хранения информации позволяют компаниям встать на ноги и лихо умчаться вперед, не имея ни офиса, ни кадров, ни документов – в их привычном понимании.

О том, как на практике воплотить возможности новой деловой среды, будет рассмотрено в данной статье.

Железный консерватизм и технологическая близорукость – прямой путь к самоликвидации бизнеса. Когда во время шторма трюмы корабля начинает топить – это еще не повод опускать паруса. Зачастую руководству достаточно отступить от старых подходов, методов и решений, чтобы увидеть перед собой море новых возможностей (см. Облака спешат на помощь. О применении облачных технологий в компаниях малого и среднего бизнеса). И шансы у российских компаний действительно есть, если уверенно взять в руки электронные технологии удаленной работы с данными. За примерами далеко ходить не нужно. Один из клиентов нашей компании, директор крупного предприятия, в зимнее время проживает и работает в Таиланде. Благодаря ИТ-аутсорсингу он может позволить себе и работникам полноценно работать, даже будучи на другом конце Земли.

Сегодня о возможностях дистанционной работы и сокращении объемов бумажного офиса говорят много, но не всегда по делу. Авторы переписывают друг у друга преимущества такой работы, вспоминая о финансах, об экономии ценных кв. м, об отсутствии лишних человеко-мест в офисе, о сокращении штата до предельно эффективного размера и даже о том, как сделать мир зеленее, максимально снизив расход бумаги. Все эти доводы разумны и почти неоспоримы. Без ответа остается главный вопрос: как частично или полностью реализовать новую – удаленную – модель работы у себя в компании?

Когда кадры решают проблемы

Офисный работник как минимум требует офиса, рабочего места, чая с печеньем, а также оплаты счетов за электроэнергию, интернет и воду в туалете. Его покой стережет служба охраны, а чистоту блюдет менеджер по уборке офисных помещений. Каждый новый сотрудник в штате компании увеличивает не только величину страховых выплат, но и менее очевидные расходы, связанные с его офисным благоустройством. 

Привлечение кадров из регионов частично способно решить проблемы компании. С недавних пор инициативу работодателей, нанимающих на работу кадры из других городов, активно поддерживает правительство. С 1 января 2015 года в силу вступил Федеральный закон от 29 декабря 2014 года № 465-ФЗ, предусматривающий освобождение от налога на доход тех выплат, которые работодатель перечисляет работнику в рамках программы повышения мобильности трудовых ресурсов. При этом работодатель получает от государства денежную компенсацию за издержки, связанные с проездом к месту работы и размещением работников. Правда, итог от этого не меняется: офис, рабочее место и чай с печеньем.

Потребности удаленного работника выглядят скромнее: ему платят только за работу. Если он работает в компании по официальному контракту (российское законодательство регламентирует такие трудовые отношения), то вместе с трудовым стажем обогащается и его пенсионный счет. Можно нанять не просто удаленного работника, а удаленного работника из другого региона, где зарплатный уровень на порядок ниже. Например, в Москве специалист не самого высокого калибра «съедает» не менее 30 тысяч зарплатных рублей, в то время как в близлежащих областях средний «ценник» за аналогичную работу составляет 15-20 тысяч рублей Заграничные кадры – еще одна возможность для экономии, если речь идет о развивающихся странах. Не исключено, что программисты из Индии обойдутся компании дешевле, чем родные русские головы.

Возможности виртуального офиса

Итак, решение изменить старые бизнес-порядки у вас есть. Удаленные кадры тоже есть. Где же расселиться новым членам команды? Если подходить к вопросу профессионально, то наиболее разумной альтернативой будет организация работы в облаке или с использованием удаленного (терминального) сервера.

Через кризис – на «облаках»

Переезд в облако предполагает работу сотрудников компаний через веб-интерфейс, например, браузеров Google Chrome или Internet Explorer. При этом базы данных будут храниться на удаленном сервере поставщика облачных услуг. Иными словами, вы получите виртуальный офис, для работы которого арендуются необходимые программы и облачное хранилище. Объясню, как это происходит на примере бухгалтерии.

Программу из бухгалтерского пакета 1С можно не покупать и не устанавливать на свое «железо», а арендовать у профессиональной компании.

Вместе с выбранным ПО (1С:Документооборот 8, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и Кадры, 1С:Управление небольшой фирмой и т.д.) вы получите гигабайты на дисковом пространстве, а также ряд дополнительных возможностей, зависящих от пакета услуг. Это могут быть ежедневное резервное копирование данных, техническая поддержка специалистов, обновление программ, вывод документов на принтер и др. Для работодателя облачный офис – одно из самых бюджетных решений. В компании «Глобал Офис» ежемесячная абонентская плата за 1 сотрудника начинается от 600 рублей. Это в разы меньше, чем цена аренды одного квадратного метра в московских офисах.

Серверные решения как основа новой деловой среды

Аренда удаленного сервера – решение более затратное, но одновременно и более надежное. По сути это имитация рабочего стола с набором всех стандартных программ, например, пакетов 1С, Microsoft Office и др. В отличие от офиса в облаке (интернет-пространстве), работа с удаленным сервером включает аренду не только программ, но и самого «железа» – сервера, представляющего собой мощный компьютер с установленным на него ПО.  Удаленный сервер объединяет компьютеры работников в единую сеть и берет на себя всю техническую нагрузку.

При аренде такого сервера для работы удаленных сотрудников обратите внимание на вид сервера: виртуальный или выделенный. Второй вариант более выигрышен с точки зрения технических возможностей и безопасности данных. Работодатель арендует независимую деловую среду и разворачивает в ней все необходимые мощности. Кроме стандартного набора программ, можно установить специальные инструменты, повышающим функционал и надежность работы на сервере. Комплект программ для защиты персональных данных и учета рабочего времени позволяет контролировать действия удаленных сотрудников, вести рабочую статистику и передавать информацию в безопасном режиме.

Если в аренду сервера не входят услуги резервного копирования данных, администрирование и техподдержка, то это повод задуматься о благонадежности аутсорсинговой компании. При выборе ИТ-партнера также следует выяснить реальную стоимость аренды: установка дополнительных программ, консультации специалистов, техподдержка далеко не всегда входят в стандартный ежемесячный пакет. Кроме того, дополнительно оплачиваются услуги программирования – во всех ИТ-компаниях. Цены на рынке отличаются большим разбросом. Работодатели, обращающиеся к нам, платят за работу на удаленном сервере от 8700 рублей в месяц + услуги программист 1200 рублей за 1 час. Это в полтора-два раза ниже среднерыночных цен.

* * *

Кризис – это выбор. И он не так страшен, как его малюют. Новая деловая среда, стены которой опираются на фундамент современных технологий, способна в корне трансформировать привычную офисную жизнь. Практически в каждой компании найдутся сотрудники, работу которых можно перевести в удаленный режим. Это ваш первый выбор. Компания, которая грамотно поставит на рельсы новую систему, – второй. Этот выбор зависит от стоимости услуг, мощности арендуемого оборудования, возможностей сервиса и технической поддержки, а также статуса надежности ИТ-компании. Делайте правильные выборы, и кризис ответит вам свое дружеское «да».